Qué debe saber a la hora de enfrentarse al cambio organizacional

¿Qué es cambio organizacional?

LAS ORGANIZACIONES NO CAMBIAN, LAS PERSONAS SÍ.

Si en su organización hay nuevos proyectos o nuevas iniciativas para mejorar el desempeño, capturar oportunidades o resolver problemas críticos, es muy posible que se requieran cambios de procesos, tecnología, roles o estructura organizacional. Sin embargo, son las personas dentro de su organización quienes en últimas deben cambiar la forma de hacer su trabajo. Si ellos no son exitosos durante esta transición, si no aprenden y adoptan la nueva forma de trabajar, la iniciativa será un fracaso. Solo hasta cuando las personas comprendan y utilicen los cambios requeridos, podrá el proyecto dar los resultados esperados y capturar los beneficios. 

¿Qué es gestión de cambio?

Gestión de Cambio es una disciplina que guía cómo preparar, equipar y apoyar a las personas para que puedan adoptar los cambios exitosamente y así lograr que la organización capture los beneficios esperados.

Aunque los cambios son únicos y las personas también, décadas de investigación demuestran que se puede influenciar y acompañar a las personas durante sus transiciones individuales. Gestión de Cambio provee una aproximación estructurada para apoyar a las personas de su organización durante su paso del estado actual al estado futuro.

¿Por qué gestión de cambio?

Su organización no es ajena a los cambios. Cada día, nuevas iniciativas y proyectos son lanzados para mejorar el desempeño, incrementar utilidades y lograr una mayor ventaja competitiva. Usted puede estar implementando cambios para mejorar sus procesos, cumplir con requerimientos legales, mejorar la experiencia de su cliente o para lograr mayores eficiencias.

Hay un común denominador para que su iniciativa alcance los resultados esperados: las personas. Su iniciativa de cambio impacta como las personas hacen su trabajo: sus procesos, roles, flujos de trabajo, estructuras de reporte, comportamientos e inclusive su identidad con la organización.

En el contexto de las organizaciones, el concepto de cambio puede generar múltiples confusiones, pues la palabra puede hacer referencia a la transformación estructural de las organizaciones, la modificación de su cultura, los ajustes a los procesos, procedimientos y normas, la modificación de orientación de sus mercados, o muchas otras consideraciones que son completamente diferentes.

Sin embargo, lo importante es entender que después de cualquier transformación, pequeña o grande, algunas o muchas cosas serán diferentes dentro de sus organizaciones.

Para este caso en particular, definiremos el Cambio Organizacional cómo: el proceso estructurado que se realiza de forma sistemática dentro de una organización, para pasar de un estado actual a un estado futuro, con el fin de lograr los beneficios esperados para las personas involucradas.

¿Qué necesitas saber?

El objetivo de este artículo es dar luz sobre los términos, conceptos y definiciones importantes que se deben tener claros antes de empezar un proceso de Cambio Organizacional.

Es importante que antes de empezar un proceso de Gestión del Cambio, conozcamos y comprendamos el lenguaje propio del mismo. Existen una serie de términos y definiciones que nos ayudarán a facilitar el proceso y serán herramientas útiles para que nuestras organizaciones alcancen las metas que nos proponemos.

Términos y definiciones

• Adopción: Es el hecho de escoger, aceptar y demostrar una nueva forma de pensar o actuar. Esta ocurre cuando quienes están interesados en el cambio se comportan de manera consistente con la forma de pensar o actuar deseadas.
• Beneficios: Son los resultados cuantitativos y cualitativos que se obtienen del cambio.
• Cambio: Es la transición que se da cuando se pasa de un estado actual a un estado futuro.

Estado actual: Es la condición en la que nos encontramos cuando el cambio inicia.

Estado futuro: Es la condición en la que nos encontramos cuando los beneficios se han alcanzado.

• Impacto del cambio: Es la manera en que las personas, los procesos, la tecnología y el espacio de trabajo se ven afectados durante la transición del estado actual al estado futuro.
• Gestión del cambio: Es la práctica de aplicar un enfoque estructurado para lograr la transición dentro de la organización de un estado actual a un estado futuro. 
• Riesgo del cambio: Son aquellos eventos o condiciones que, de ocurrir, tienen un efecto directo en los beneficios del cambio.
• Saturación del cambio: Es la situación que se presenta cuando la cantidad de cambio que esta ocurriendo dentro de una organización es mayor a la que puede ser efectivamente manejada por aquellos que se ven afectados por el cambio.
• Competencia: Es la colección individual u organizacional de conocimientos, destrezas y habilidades.
• Compromiso: Es la medida de involucramiento de las partes interesadas (grupos de interés) y su influencia en el proceso de cambio.
• Sostenibilidad: Es la habilidad para mantenerse en estado futuro.
• Visión: Es la descripción que se hace del estado futuro.

Conceptos

La gestión del cambio debe ser entendida como lo que es per se, una transición, y como toda transición es susceptible de tener altos y bajos. A continuación, mencionaremos algunas de las situaciones comunes que se presentan en un cambio y que pueden llegar a ser frustrantes para las personas interesadas.

Es importante que no olvides mantener la calma y disfrutar de cada parte del proceso, algunos momentos pueden llegar a ser más tensionantes que otros, pero debes mantener tu objetivo en mente y ser resiliente ante las posibles dificultades que se puedan presentar.  

1. El cambio es un proceso.

El cambio dentro de una organización nunca es un proceso lineal, tiene altas y bajas y es perfectamente normal. Es muy probable que, al momento de introducir el cambio en una organización, el desempeño de ésta fluctúe, es un proceso de adaptación y es una característica humana el hecho de tener cierta resistencia a situaciones nuevas. En estos casos es muy importante que los patrocinadores del cambio, dentro de las organizaciones, estén preparados para hacer una buena gestión del cambio.

Algunas de las acciones que pueden tomar son las siguientes:

• Aumentar la preparación dentro de la organización, la facilidad para adaptarse y la flexibilidad al cambio.
• Aumentar el compromiso de los involucrados, darles apoyo moral y prepararlos para aceptar la nueva forma de operar.
• Minimizar la profundidad de cualquier diminución en la productividad o el rendimiento que se pueda presentar.
• Acelerar y maximizar el rendimiento durante y después del cambio.
• Minimizar la curva de aprendizaje, esto es parte importante de la adopción, para evitar una posible situación de saturación y resistencia al cambio.
• Incrementar la visibilidad de los beneficios que se pueden dar si el cambio es exitoso.
• Optimizar una sostenibilidad de largo plazo una vez el estado futuro sea alcanzado.

• Existe una relación estrecha e importante entre la gestión del cambio y la planeación estratégica.

Ningún cambio se puede lograr de manera efectiva si no hay una planeación estratégica de fondo. La planeación estratégica es el seno de donde nace la visión y de esta nacen los pasos que se deben seguir y las acciones que se deben tomar para poder tener una operación sostenible a futuro.

La visión es un punto de inspiración que va hacia el futuro, es la encargada de hacer ver por qué es necesario un cambio dentro de la organización y motivar a las personas involucradas a dar ese paso, e incluso, de no ser exitosa, puede poner en riesgo a la organización.

La declaración de la visión es el enlace que existe entre la planeación estratégica y la gestión del cambio, ya que:

• Le da enfoque y claridad a la dirección que deben tomar las partes involucradas y la organización.
• Identifica cuales son los beneficios y las medidas que se deben tomar para llegar a estos.
• Le permite a los lideres de la organización, identificar que necesitan de cada parte de esta.
• Actúa como una guía para la comunicación y la toma decisiones.

• No existe un tipo único de cambio organizacional.

Hay tantas formas de implementar un cambio como hay organizaciones. Ningún proceso de cambio es igual al anterior y por este motivo no es posible encontrar un modelo ya existente que se ajuste a las necesidades de su organización; sin embargo, hay dos factores importantes que entran en juego en cualquier situación de cambio organizacional y son el tiempo y los recursos.

Sin importar el tamaño de tu empresa o a que se dedica, es de vital importancia que te tomes el tiempo para identificar: cuáles son las necesidades que presenta, hacer un análisis a profundidad y después de eso verificar los recursos, entender con qué cuentas y qué es lo que necesitas; la preparación al cambio está muy influida por estos dos factores, así que es importante que no los descuides.

• La gestión del cambio trabaja de la mano con la gestión de proyectos.

La gestión del cambio y la gestión de proyectos, aunque disciplinas diferentes, tienden a superponerse de manera inevitable cuando una organización está atravesando un proceso de cambio, ya que la integración de ambas es una condición necesaria para alcanzar objetivos organizacionales. Algunos ejemplos de esta superposición se encuentran en:

• Los roles y las responsabilidades: Mientras la gestión de proyectos debe enfocar sus esfuerzos a alcanzar metas y asegurar que las operaciones estén funcionando de manera correcta, la gestión del cambio debe asegurar que los cambios graduales que se están haciendo, no afecten la productividad pero tampoco permitir que las cosas funcionen de la misma manera en que lo venían haciendo, pues en ese caso no se estaría dando el cambio, es necesario que la gestión del cambio no sea agresiva a la hora de proponer nuevos mecanismos y que la gestión de proyectos se flexibilice para permitir la adopción al cambio. La manera en que estas partes se involucran debe estar previamente definida para no generar resistencia.
• Objetivos y resultados: Tanto la gestión del cambio como la gestión de proyectos tiene una meta en común y es agregar valor a la organización. Cada disciplina contribuye para alcanzar esta meta común, por un lado, la gestión de proyectos entrega un plan de cambio y por su lado, la gestión del cambio asegura que éste sea implementado y adoptado para alcanzar los beneficios esperados.

• El cambio debe ser abordado tanto desde la esfera organizacional como desde la individual.

El núcleo principal de toda organización son las personas, las organizaciones no funcionan sin los actores principales que son sus empleados, por lo tanto, es de vital importancia que antes de asumir un proceso de cambio, estemos conscientes de que también es necesario cambiar las mentalidades y formas de pensar de nuestros colaboradores.

• Esfera organizacional: La labor de la gestión del cambio debe estar enfocada a asesorar y comprender a la organización en aspectos como:
  • Atributos culturales actuales que puedan presentar una dificultad a la hora de realizar la transición del cambio.
  • Priorización de las iniciativas del cambio como una manera de evitar la fatiga y saturación y motivar la agilidad de éste.
  • Permitir una visión compartida en un intento estratégico para acoger al cambio.
  • Modificación o renovación de los procesos del negocio, los sistemas, políticas, comportamientos, incentivos, indicadores de resultados y demás, para permitir la adaptación al nuevo estado o estado futuro.
• Esfera individual: La gestión del cambio está enfocada en asesorar las necesidades de las personas como:
  • Sus perspectivas únicas sobre qué tanto cambio está dispuestos y preparados a aceptar, cuáles son sus motivaciones y reacciones. Así como su compromiso a aceptar el cambio de una manera constructiva y resiliente.
  • Su disposición, conocimientos, habilidades y tiempos necesarios para hacer la transición al estado futuro.
  • Permitir que los patrocinadores del cambio y líderes guíen al individuo durante el proceso de cambio, para que éste sea exitoso y las personas trabajen con motivación.
  • Mayor necesidad de educación y entrenamiento para los líderes del cambio.
  • Formación en cascada de los líderes. Establecer programas de formador de formadores.

Estos, son algunos de los aspectos clave que se deben tener en cuenta al momento de iniciar un proceso de Gestión del Cambio en tu organización, es de vital importancia que comprendamos los actores y las acciones que se ven involucradas en este proceso para conseguir que sea del mayor éxito posible para nuestras organizaciones.