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octubre 10, 2019

¬ŅC√≥mo hacer un acta de junta directiva?

Las reuniones empresariales son de vitalidad para la creaci√≥n de nuevas estrategias que permitan la estabilizaci√≥n de la organizaci√≥n a trav√©s de los a√Īos. Es all√≠ donde suelen surgir muchos problemas, sin un papel que justifique todo lo comunicado en las juntas directiva nada tendr√° sentido. Para solucionar todos tus problemas empresariales y tener evidencias de las reuniones, es momento de que utilices las actas de junta directiva.

¬ŅQu√© es un acta de junta directiva?

Un acta de junta directiva es un documento mediante el cual se constatan los hechos, deliberaciones y acuerdos llevados a cabo en una reunión determinada.

¬ŅPara qu√© sirve un acta de junta directiva?

Fundamentalmente sirve para consignar decisiones que se toman en junta directiva, por ello es muy importante evidenciar con documentos palpables toda la información y decisiones que se toman en la junta directiva.

También es fundamental adjuntar al acta, la presentación de la administración y las alternativas que existen para la toma de decisiones estando consciente de los riesgos que existen y cómo mitigarlos. Así mismo, adjuntar en el acta los estudios en los que se basó la administración para presentar las alternativas a la junta directiva y emitir la sugerencia.

¬ŅCu√°l es la funci√≥n de la junta directiva?

La función de la junta directiva es velar porque la estrategia planteada por la administración y aprobada por la junta se cumpla. Para ello se debió preparar un plan de acción que defina las actividades, recursos y tiempos que se deben realizar durante el lapso que dure la estrategia.

¬ŅQu√© debe contener un acta de junta directiva?

Aunque no existe un √ļnico modelo de acta de reuni√≥n o modelo de junta directiva, √©sta debe contener una serie de aspectos m√≠nimos para que sea √ļtil en el futuro.

Es evidente que no habrá tiempo de escribir todo de forma detallada pero sí es importante reflejar ideas, acuerdos, o temas relevantes para que queden registrados y sirvan de recordatorio.

Formato b√°sico de un acta de junta directiva

‚óŹ Contextualizaci√≥n: Es lo primero que debe de aparecer y sirve para entender cu√°ndo, c√≥mo y por qu√© se celebra esa reuni√≥n de junta directiva.

‚óŹ Orden del d√≠a: Normalmente las reuniones de junta directiva suelen estar pautadas por un orden del d√≠a o unos temas espec√≠ficos a tratar, evitando la omisi√≥n de temas importantes o interfiera con otras actividades.

‚óŹ Desarrollo de la sesi√≥n: En esta parte deber√°s recoger todos los temas importantes que vayan surgiendo a lo largo de la reuni√≥n.

‚óŹ Acuerdos y compromisos: Es importante recoger con precisi√≥n los acuerdos o los compromisos que adquieren las partes presentes en la reuni√≥n.

‚óŹ Fecha de la pr√≥xima reuni√≥n: No es imprescindible, pero si se cierra una nueva fecha para llevar a cabo una reuni√≥n ser√° √ļtil recogerla en el acta para que todos agenden la fecha con anterioridad.

¬ŅC√≥mo crear un acta de junta directiva?

A pesar de todos los modelos básicos existentes acerca de las actas de juntas directivas, todas deben incluir parámetros fijos para que pueda ser considerada como una. Los siguientes son datos que debes incluir en una redacción para un acta de junta directiva.

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Identificación del acta de junta directiva

‚óŹ Nombre completo de la entidad

‚óŹ N√ļmero del acta

‚óŹ √ďrgano que se re√ļne (Asamblea de asociados Junta Directiva, de Consejo de Administraci√≥n, etc).

‚óŹ Naturaleza de la reuni√≥n (ordinaria o extraordinaria)

‚óŹ Ciudad

‚óŹ Lugar

‚óŹ Fecha y hora de la reuni√≥n

Miembros de la reunión de junta directiva

‚óŹ Nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reuni√≥n o que haya sido elegida con ese prop√≥sito, as√≠ como el de la persona que act√ļe como secretario de la misma.

‚óŹ En caso de no debidamente representados la totalidad de los miembros del √≥rgano que se re√ļne, se deber√° indicar en el acta la forma por el cual se efectu√≥ la convocatoria a la reuni√≥n.

‚óŹ En el caso de reuniones extraordinarias, si en ella se incluy√≥ el orden del d√≠a, los temas a tratar, persona u √≥rgano que hizo la convocatoria y la antelaci√≥n con que se realiz√≥, deber√° efectuarse de conformidad con los estatutos y en silencio de √©stos con observancia de la ley.

Decisiones en el acta de junta directiva

‚óŹ Verificaci√≥n del qu√≥rum, indicando expresamente la existencia del qu√≥rum v√°lido para deliberar y decidir.

‚óŹ Decisiones adoptadas y forma de su aprobaci√≥n, indicando los votos emitidos a favor, en contra o en blanco, de cada propuesta.

‚óŹ La aprobaci√≥n del acta por las personas que intervinieron en la reuni√≥n o por las designadas para tal fin.

Firmas del acta de junta directiva

‚óŹ Firma del presidente y secretario de la reuni√≥n

Impuestos del acta de junta directiva

‚óŹ Cancelar en la C√°mara de Comercio el valor correspondiente a los derechos de inscripci√≥n e impuesto de registro departamental, por la inscripci√≥n de los actos que contenga el documento y que est√©n sujetos a registro.

Datos de importancia para el acta de junta directiva

‚óŹ Para la inscripci√≥n de la designaci√≥n de los administradores y revisores fiscales, ser√° necesario informar el n√ļmero de identificaci√≥n, fecha de expedici√≥n, as√≠ como la constancia del nombramiento.

‚óŹ Se deben presentar para registro las actas que contengan nombramientos, revocatoria de nombramientos, reformas de estatutos, entre otros.

‚óŹ La persona que presente las actas para registro en la C√°mara de Comercio, debe exhibir el original del documento de identidad.

Ejemplos del acta de junta directiva

Entre todos los modelos de acta para junta directiva, hemos recopilado algunos ejemplos que puedes observar a través de este enlace: Clic para ir al modelo de junta directiva

Si quiere ver imágenes del formato de junta directiva, aquí abajo te dejamos algunos ejemplos cotidianos:

Ejemplo de acta de junta directiva

Acta de reunión de la Comisión Paritaria de seguimiento e interpretación de una empresa (organismo privado). Si quieres verla completa accede a este enlace: Clic para ir al modelo de junta directiva

ejemplo de acta de junta

ejemplo de acta

No cabe duda que la implementación del acta de junta directiva puede ser la solución más viable para tu empresa. Es momento de que incursiones en distintos modelos de tu interés para que tomes el control de tus reuniones y no al contrario.

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