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octubre 10, 2019

¿Cómo hacer un acta de junta directiva?

Las reuniones empresariales son de vitalidad para la creación de nuevas estrategias que permitan la estabilización de la organización a través de los años. Es allí donde suelen surgir muchos problemas, sin un papel que justifique todo lo comunicado en las juntas directiva nada tendrá sentido. Para solucionar todos tus problemas empresariales y tener evidencias de las reuniones, es momento de que utilices las actas de junta directiva.

¿Qué es un acta de junta directiva?

Un acta de junta directiva es un documento mediante el cual se constatan los hechos, deliberaciones y acuerdos llevados a cabo en una reunión determinada.

¿Para qué sirve un acta de junta directiva?

Fundamentalmente sirve para consignar decisiones que se toman en junta directiva, por ello es muy importante evidenciar con documentos palpables toda la información y decisiones que se toman en la junta directiva.

También es fundamental adjuntar al acta, la presentación de la administración y las alternativas que existen para la toma de decisiones estando consciente de los riesgos que existen y cómo mitigarlos. Así mismo, adjuntar en el acta los estudios en los que se basó la administración para presentar las alternativas a la junta directiva y emitir la sugerencia.

¿Cuál es la función de la junta directiva?

La función de la junta directiva es velar porque la estrategia planteada por la administración y aprobada por la junta se cumpla. Para ello se debió preparar un plan de acción que defina las actividades, recursos y tiempos que se deben realizar durante el lapso que dure la estrategia.

¿Qué debe contener un acta de junta directiva?

Aunque no existe un único modelo de acta de reunión o modelo de junta directiva, ésta debe contener una serie de aspectos mínimos para que sea útil en el futuro.

Es evidente que no habrá tiempo de escribir todo de forma detallada pero sí es importante reflejar ideas, acuerdos, o temas relevantes para que queden registrados y sirvan de recordatorio.

Formato básico de un acta de junta directiva

● Contextualización: Es lo primero que debe de aparecer y sirve para entender cuándo, cómo y por qué se celebra esa reunión de junta directiva.

● Orden del día: Normalmente las reuniones de junta directiva suelen estar pautadas por un orden del día o unos temas específicos a tratar, evitando la omisión de temas importantes o interfiera con otras actividades.

● Desarrollo de la sesión: En esta parte deberás recoger todos los temas importantes que vayan surgiendo a lo largo de la reunión.

● Acuerdos y compromisos: Es importante recoger con precisión los acuerdos o los compromisos que adquieren las partes presentes en la reunión.

● Fecha de la próxima reunión: No es imprescindible, pero si se cierra una nueva fecha para llevar a cabo una reunión será útil recogerla en el acta para que todos agenden la fecha con anterioridad.

¿Cómo crear un acta de junta directiva?

A pesar de todos los modelos básicos existentes acerca de las actas de juntas directivas, todas deben incluir parámetros fijos para que pueda ser considerada como una. Los siguientes son datos que debes incluir en una redacción para un acta de junta directiva.

Identificación del acta de junta directiva

● Nombre completo de la entidad

● Número del acta

● Órgano que se reúne (Asamblea de asociados Junta Directiva, de Consejo de Administración, etc).

● Naturaleza de la reunión (ordinaria o extraordinaria)

● Ciudad

● Lugar

● Fecha y hora de la reunión

Miembros de la reunión de junta directiva

● Nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión o que haya sido elegida con ese propósito, así como el de la persona que actúe como secretario de la misma.

● En caso de no debidamente representados la totalidad de los miembros del órgano que se reúne, se deberá indicar en el acta la forma por el cual se efectuó la convocatoria a la reunión.

● En el caso de reuniones extraordinarias, si en ella se incluyó el orden del día, los temas a tratar, persona u órgano que hizo la convocatoria y la antelación con que se realizó, deberá efectuarse de conformidad con los estatutos y en silencio de éstos con observancia de la ley.

Decisiones en el acta de junta directiva

● Verificación del quórum, indicando expresamente la existencia del quórum válido para deliberar y decidir.

● Decisiones adoptadas y forma de su aprobación, indicando los votos emitidos a favor, en contra o en blanco, de cada propuesta.

● La aprobación del acta por las personas que intervinieron en la reunión o por las designadas para tal fin.

Firmas del acta de junta directiva

● Firma del presidente y secretario de la reunión

Impuestos del acta de junta directiva

● Cancelar en la Cámara de Comercio el valor correspondiente a los derechos de inscripción e impuesto de registro departamental, por la inscripción de los actos que contenga el documento y que estén sujetos a registro.

Datos de importancia para el acta de junta directiva

● Para la inscripción de la designación de los administradores y revisores fiscales, será necesario informar el número de identificación, fecha de expedición, así como la constancia del nombramiento.

● Se deben presentar para registro las actas que contengan nombramientos, revocatoria de nombramientos, reformas de estatutos, entre otros.

● La persona que presente las actas para registro en la Cámara de Comercio, debe exhibir el original del documento de identidad.

Ejemplos del acta de junta directiva

Entre todos los modelos de acta para junta directiva, hemos recopilado algunos ejemplos que puedes observar a través de este enlace: Clic para ir al modelo de junta directiva

Si quiere ver imágenes del formato de junta directiva, aquí abajo te dejamos algunos ejemplos cotidianos:

Ejemplo de acta de junta directiva

Acta de reunión de la Comisión Paritaria de seguimiento e interpretación de una empresa (organismo privado). Si quieres verla completa accede a este enlace: Clic para ir al modelo de junta directiva

ejemplo de acta de junta

ejemplo de acta

No cabe duda que la implementación del acta de junta directiva puede ser la solución más viable para tu empresa. Es momento de que incursiones en distintos modelos de tu interés para que tomes el control de tus reuniones y no al contrario.

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