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Contabilidad de un negocio

enero 17, 2021

¿Cómo y para qué llevar la contabilidad de un negocio?

La contabilidad es un mecanismo que permite ver la situación de la empresa. Los números hablan, ellos son los que dan pistas para que el empresario tome decisiones.

Los estados financieros son los informes por medio del cual un empresario puede tomar una foto de la compañía en un momento específico (balance general), o puede ver la dinámica del negocio dentro de un período de tiempo (estado de resultados o de pérdidas & ganancias) y el flujo de caja, que muestra como el efectivo entra y sale del banco.

Existen muchos más informes, pero en este artículo nos centraremos en estos tres.

Balance general:

Este estado contable muestra lo que la empresa tiene (activo), debe (pasivo) y qué es de su propiedad (patrimonio) en un momento determinado del tiempo. La propiedad es el patrimonio neto que puede calcularse como el activo menos el pasivo.

Qué es el activo

El activo es todo lo que como empresa tengamos a nuestro favor, tanto nuestros derechos como los bienes que poseamos; es decir, es todo lo que la empresa tiene.

Por ejemplo, el efectivo o títulos valores que hay en los bancos, están a nombre de la empresa, y por lo tanto le pertenecen. Las personas que le deben a la empresa, como deudores o clientes; es un dinero con lo que la empresa puede contar.

Qué es el pasivo

Son las obligaciones y/o deudas que como empresa debemos cumplir; es decir, que debemos responder por estas obligaciones o deudas ante otras personas o ante otras instituciones.

Qué es el patrimonio

Representa los aportes de los propietarios o accionistas más los resultados no distribuidos. El patrimonio neto o capital contable muestra también la capacidad que tiene la empresa de autofinanciarse.

La actualización del balance general es obligatoria como mínimo una vez al año. Es un documento público para todas las empresas, lo cual es bastante importante para posibles inversores en dichas empresas.

Estado de resultados, también conocido como estado de ganancias y pérdidas es un reporte financiero que, con base en un periodo determinado, muestra de manera detallada los ingresos obtenidos y los gastos en el momento en que se producen, y como consecuencia, el beneficio o pérdida que ha generado la empresa en dicho periodo de tiempo.

Es decir, resume los ingresos y gastos de la empresa a lo largo de un ejercicio contable.

Las principales cuentas del estado de resultados son las siguientes:

  • Ventas: Este dato es el primero que aparece en el estado de resultados, debe corresponder a los ingresos por ventas en el periodo determinado.
  • Costo de ventas: Este concepto se refiere al valor que le costó a la empresa el artículo o servicio que está vendiendo.
  • Utilidad o margen bruto: Es la diferencia entre las ventas y el costo de ventas. Es un indicador de cuánto se gana en términos brutos con el producto, es decir; si no existiera ningún otro gasto, la comparativa del precio de venta contra lo que cuesta producirlo o adquirirlo, según sea el caso.
  • Gastos de operación: En este rubro se incluyen todos aquellos gastos que están directamente involucrados con el funcionamiento de la empresa. Algunos ejemplos son: los servicios como luz, agua, renta, wifi, celulares, administración, mantenimiento de página web, arriendos de bases de datos en la nube, salarios, etc.
  • EBITDA (earnings before interests, taxes, depreciation and amortization): Es un indicador financiero que mide las ganancias o utilidad que obtiene una empresa sin tomar en cuenta los gastos financieros, impuestos y otros gastos contables que no implican una salida de dinero real de la empresa, como son: las amortizaciones y depreciaciones. Depreciaciones y amortizaciones: Son importes que de manera anual se aplican para disminuir el valor contable a los bienes tangibles que la empresa utiliza para llevar a cabo sus operaciones (activos fijos), por ejemplo, el equipo de transporte de una empresa, oficina, etc.
  • Utilidad de operación:Se refiere a la diferencia que se obtiene al restar las depreciaciones y amortizaciones al EBITDA, indica la ganancia o pérdida de la empresa en función de sus actividades productivas.
  • Impuestos: Todos los valores que se deban pagar a la DIAN como: renta, retenciones en la fuente, ICA, reteica, IVA, etc.
  • Utilidad neta:Es la resta entre la utilidad de la operación y los impuestos.

El Flujo de Caja

Es un informe financiero que presenta un detalle de los flujos de ingresos y egresos de efectivo que tiene una empresa en un período dado. Algunos ejemplos de ingresos son los ingresos por venta, el cobro de deudas, alquileres, el cobro de préstamos, intereses, etc. Ejemplos de egresos o salidas de dinero, son el pago de facturas, pago de impuestos, pago de sueldos, seguridad social, certificaciones, préstamos, intereses, amortizaciones de deuda, servicios de agua o luz, administración, celulares, computadores, wifi etc.

La diferencia entre los ingresos y los egresos se conoce como saldo o flujo neto; por lo tanto, constituye un importante indicador de la liquidez de la empresa. Si el saldo es positivo significa que los ingresos del período fueron mayores a los egresos (o gastos); si es negativo significa que los egresos fueron mayores a lo que ingresa. La importancia del Flujo de Caja es que nos permite conocer en forma rápida la liquidez de la empresa, entregándonos una información clave que nos ayuda a tomar decisiones.

Consejos para analizar los números:

Generalmente, la técnica más utilizada y sencilla para llevar a cabo un análisis contable es el método de razones contables y financieras. Pero te preguntarás, ¿cuáles son?

Pues bien, es el cociente entre dos cantidades/partidas o grupos de partidas que aparecen en los distintos informes contables emitidos por la empresa.

Algunas de estas razones:

LIQUIDEZ:

Activos corrientes / Pasivos corrientes. La pregunta básica que el análisis debe poder responder es: ¿Cuál es la capacidad de la empresa para responder por sus obligaciones exigibles en el corto plazo?

PRUEBA ÁCIDA:

Activos corrientes menos inventarios / Pasivos corrientes. La pregunta básica que el análisis debe poder responder es: ¿Cuál es la capacidad de la empresa, bajo un escenario negativo, para responder por sus obligaciones exigibles en el corto plazo?

CAPITAL DE TRABAJO NETO:

Activos corrientes- Pasivos corrientes: La pregunta básica que el análisis debe poder responder es: ¿Los activos realizables de la empresa son suficientes para cubrir sus obligaciones de corto plazo?

RENTABILIDAD OPERATIVA:

Utilidad operativa / Ventas. Mide la eficiencia de la empresa en los procesos productivos.

RENTABILIDAD NETA:

Utilidad neta / Ventas. Muestra los resultados finales de la gestión de la organización.

RENDIMIENTO SOBRE EL PATRIMONIO:

Utilidad neta / Patrimonio. Para el accionista es relevante el rendimiento sobre los recursos propios aportados. Es la eficiencia con que la empresa utiliza los recursos aportados.

El análisis te podría llevar a contestar las siguientes preguntas:

  • ¿Podemos invertir el excedente de dinero en nuevas inversiones?
  • ¿cuánto podemos comprar de mercancía?
  • ¿Podemos comprar al contado o es necesario solicitar crédito?
  • ¿Podemos dar plazo de pago o crédito a los deudores?
  • ¿Podemos pagar las deudas en su fecha de vencimiento o debemos pedir un refinanciamiento?
  • ¿Estamos siendo eficientes?
  • Identificar las partidas de mayor valor y controlar el gasto.
  • Definir si es adecuado el manejo del inventario.
  • ¿Se justifica sostener la empresa?

Es importante tener en cuenta que el análisis contable puede ser: análisis estático (en un momento concreto del tiempo) y análisis dinámico (evolución a lo largo del tiempo) No es lo mismo estudiar una empresa en un momento determinado que hacerlo durante un período continuado de tiempo. A este respecto es importante apuntar, que el análisis dinámico es mucho más rico que el estático, pues permite comparar datos en diferentes momentos del tiempo. Es decir, agrega valor comparar datos de años anteriores y/o períodos anteriores, por supuesto es fundamental comparar con el presupuesto.

Gracias a estas perspectivas o enfoques, es posible averiguar si las debilidades o fortalezas detectadas en la situación patrimonial, financiera o económica de la empresa, son transitorias o permanentes.

De esta forma, utilizando este tipo de técnicas se podrá seguir la evolución de la empresa con el objeto de emitir un diagnóstico, lo más aproximado posible, a la realidad sobre la situación real de la misma, lo que permitirá a los gestores mantener las medidas adoptadas que hayan resultado útiles para el negocio o tomar medidas correctoras si fuese necesario.

Como ya hemos comentado, gracias a los estados financieros se puede sintetizar información muy valiosa y específica tanto para la empresa como para analistas, inversores, socios y demás miembros del grupo de interés de la organización.

Al respecto, es importante comentar, que un análisis de estados financieros y su correcta interpretación facilitarán la toma de decisiones, disminuyendo el grado de incertidumbre y riesgo en las medidas que se adopten.

Un artículo de Tasa head hunters Colombia

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