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gestión de problemas

septiembre 16, 2020

GESTIÓN DE PROBLEMAS

En este artículo vamos a ver varios pasos que nos ayudaran para la gestión de problemas en nuestra empresa.

1. Problemas en temas de sobre carga de funciones

Gestión de problemas

Puede que exista un organigrama en una empresa con líneas de reporte, pero en la relación para obtener información o tomar decisiones podría ser otra la interacción.

En el gráfico de arriba se puede observar como en la estructura formal Cole está en el área de Exploración en un nivel operativo, pero en la estructura  informal es la persona que maneja las comunicaciones y la información de 15 personas hacia arriba, y es el hombre clave de arriba hacia abajo jerárquicamente, para Shapiro (Reservorio-Producción) y Paine (Producción). Peor aún vemos como Jones en el organigrama formal es el Vicepresidente Senior con responsabilidad sobre Exploración, Perforación y Producción; en la realidad, sus comunicaciones se limitan al área de Exploración.

El mapeo de las comunicaciones, información y relacionamiento para la toma de decisión se hace imperativo en estos momentos dentro de las organizaciones. Es así como y aunque no esté graficado en la imagen de arriba, es importante entender la dirección de la línea; es decir, quién se basa en quién para adquirir la información, es importante el sentido en que viaja la información. De esta forma el dibujo de las estructuras organizacionales debe fundamentarse en estos mapeos del relacionamiento y no en la estructura rígida tradicional.

Dicho lo anterior, es importante cruzar estos relacionamientos para asegurarnos que optimizan y permiten fluir las decisiones comprendidas en la ruta crítica de los procesos. También nos sirven para evaluar a los ejecutivos que se presentan como “centros de información” y evaluar si tienen las competencias para hacerlo, puesto que sobre sus hombros podría recaer el éxito de la operación de la empresa. Evaluar a dichos ejecutivos y asegurarnos que cuentan con las conductas que culturalmente son las adecuadas para que se cumplan los objetivos estratégicos que la empresa persigue, es mandatorio.

El tema de la comunicación es fundamental en una empresa porque podría haber una estrategia muy bien concebida, pero si no se baja en cascada estamos perdidos.

2. Problemas en temas de optimización de procesos

Dibujar los procesos y asegurarse que no se están cumpliendo dobles funciones o ejerciendo demasiados controles que entorpecen la operación.

La optimización de procesos es la disciplina de ajustar un proceso para optimizar (hacer el mejor uso o el más efectivo) de un conjunto específico de parámetros sin violar alguna restricción. Los objetivos comunes son maximizar el rendimiento y/o la eficiencia y minimizar el costo. Hay tres parámetros que pueden ajustarse para afectar el rendimiento óptimo:

Optimización de equipos humanos  y maquinaria

El primer paso es verificar que el equipo existente se está utilizando al máximo, examinando los datos de operación para identificar cuellos de botella en el equipo.

Procedimientos de operación

Los procedimientos operativos pueden variar ampliamente de persona a persona o de turno a turno. La automatización de la planta puede ayudar significativamente. Pero la automatización no servirá si los operadores toman el control y ejecutan la planta en forma manual.

Control

En una planta de procesamiento típica, como una planta química o una refinería de petróleo, hay cientos o incluso miles de bucles de control. Cada circuito de control es responsable de controlar una parte del proceso, como mantener la temperatura, el nivel o el flujo.

Si el circuito de control no está correctamente diseñado y sintonizado, el proceso se ejecuta por debajo de su óptimo. El proceso será más costoso de operar y el equipo se desgastará prematuramente. Para que cada circuito de control funcione de manera óptima, la identificación del sensor, la válvula y los problemas de ajuste es importante.

El proceso de monitoreo y optimización continua de toda la planta a veces se denomina supervisión del rendimiento.

El propósito de la optimización de procesos es reducir o eliminar la pérdida de tiempo y recursos, gastos innecesarios, obstáculos y errores, llegando a la meta del proceso. Nosotros sólo gastamos tiempo corrigiendo un error si este existe. No es suficiente saber esto, pero sí, saber la forma de lograrlo.

A continuación, se muestra el paso a paso de cómo llegar a ese objetivo:

Identificar

En primer lugar, es necesario identificar qué es la optimización de procesos para tu empresa.

Ahora, hazte preguntas acerca de este proceso, con el fin de determinar cuál es la columna vertebral del proceso, lo que no pueden cambiar.

  • ¿Cuál es el objetivo final de este proceso? ¿Cuál debe ser el resultado?
  • ¿Dónde comienza el proceso y dónde termina?
  • ¿Qué actividades son parte del proceso y lo llevan para adelante?
  • ¿Qué departamentos y funcionarios están involucrados?
  • ¿Qué información viaja entre los pasos?

Repasar

Este es el momento de mapear el proceso, con la preocupación de cómo los pasos se realizan, cómo fluye el proceso, como parte de la optimización de procesos. Allí es donde se presenta la oportunidad para INNOVAR ¿Hay una mejor manera de llevar a cabo este proceso?

  • ¿Cómo se conduce exactamente este proceso?
  • ¿Cuánto papel (por ejemplo), se utiliza en este proceso?
  • ¿Cuánto tiempo demora para que el proceso sea realizado por completo?
  • ¿Cuánto tiempo se pierde en la reanudación y corrección de errores?
  • ¿Dónde se paraliza el proceso?

Implementar

Correr el proceso, obtener información y ver si las mejoras fueron positivas o no. Puede suceder que el proceso no termine como estaba previsto, que el equipo no se acostumbre, que la aplicación no se haya hecho correctamente. En tales casos, es necesario iniciar el proceso de nuevo. ENSAYO Y ERROR.

Automatizar

Repetir y aumentar las prácticas exitosas, es la clave para prosperar. Es la base para utilizar la inteligencia artificial en la automatización de procesos.

3. Problemas en temas de no cumplir con objetivos estratégicos

Tres razones frecuentes del por qué no se cumplen:

1. Falta de Comunicación. 

2. Cuando los objetivos y estrategias no tienen planes de acción para que se ejecuten, siguiendo una dirección. 

3. No existe método o proceso de cómo darle seguimiento a los planes o rendición de cuentas. 

Por Dr. Ernesto Montalvo/ ernestomontalvo@marketingandplanning.net – Consultor en Planificación Estratégica, Finanzas y Marketing.

  1. Problemas en temas de cultura –

“La cultura se come a la estrategia”.

Lo primero es realizar una auditoría o evaluación cultural, para obtener una imagen clara de la cultura de su organización, las consistencias e inconsistencias. A continuación, en el contexto de dónde quiere estar (las actividades y los comportamientos deseados), establecer un código de conducta: el comportamiento esperado de todos los empleados. Los atributos de la cultura desarrollada necesitarán entonces ser testeados contra los desafíos de la empresa como áreas potenciales de riesgo o no cumplimiento. Finalmente, debe ser pulida y mejorada.

Sir Win Bischoff, Presidente del Consejo de Información Financiera del Reino Unido, decía lo siguiente en 2016: “El cambio cultural se logra más fácilmente en la cima y la base, a través del proceso de contratación e inducción, pero hay un nivel medio vasto e importante al que hay que convencer. Cambiar una cultura es muy difícil, porque ese nivel intermedio de personas lleva en la firma cinco, diez o quince años…..”

Una de las formas más productivas de comprometer a la gente en los niveles medios es asegurándose  que ellos sepan que juegan un rol vital en traducir la narrativa en torno a la estrategia y cultura en acción, más allá de la función. “Lo que hay que hacer”. Aprovechar lo mejor de lo que tienen y de lo que hacen, en lugar de seguir reinventando la rueda y aumentando la complejidad. Los líderes y directorios exitosos saben cómo hacer crecer las empresas uniendo todos los elementos de una adecuada organización futura a la narrativa y la ejecución; es decir, propósito, visión, estrategia, cultura, marcos para la toma de decisiones y políticas.”

¿Puedes proteger tu cultura?

Un informe de Grant Thornton, Más allá del cumplimiento – la construcción de una cultura corporativa sólida (Beyond Compliance – the building blocks of strong corporate culture) (iii),presenta cuatro recomendaciones clave para asegurar que las empresas de todos los tamaños puedan fortalecer su cultura.

Lo anterior sólo funciona si se tiene la gente adecuada. Hace varias décadas reclutábamos personal con base en competencias técnicas, pero aprendimos se debe buscar la gente con la personalidad adecuada. Se puede enseñar a alguien con carácter positivo a realizar funciones técnicas, pero no se puede poner personalidad a un ejecutivo malhumorado.

“La cultura debe ser consistente …….Le doy a nuestros colegas mucha confianza y respeto, pero, cuando se trata de grandes decisiones, escuchamos pero no somos una democracia”.

https://www.grantthornton.global/es/insights/growthiq/por-que-la-cultura-puede-crear-o-destruir-su-empresa/

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