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control administrativo

abril 28, 2021

¿Qué es control administrativo?

El control administrativo es una de las etapas que forman parte del proceso administrativo, en el cual se puede tener una información precisa de lo que sucede.

La palabra control significa hacer una observación cuidadosa que sirve para llevar a cabo una comprobación. También, se entiende como dominio, una forma de fiscalización o un examen para probar conocimientos. La palabra control se deriva del francés controle, que se refería a un registro que lleva un duplicado.

En administración, el control administrativo, es un mecanismo del proceso administrativo creado para verificar que los protocolos y objetivos de una empresa cumplan con las normas y reglas fijadas. El control administrativo tiene como objetivo evitar irregularidades y corregir aquello que frena la productividad y eficiencia del sistema como, por ejemplo: los sistemas de control de calidad.

En el mundo empresarial el control administrativo es la función administrativa que consiste en medir y corregir el desempeño individual y organizacional para asegurar que los hechos se ajusten a los planes y objetivos de las empresas. Implica medir el desempeño contra las metas, presupuestos y los planes, muestra dónde existen desviaciones de la ejecución versus los presupuestos y genera una alerta para que se corrijan.

La planeación en una empresa es fundamental para asegurar que los objetivos estratégicos se cumplan; sin embargo, es muy importante identificar los riesgos que son inherentes a cualquier negocio o situación. Una vez identificados estos riesgos es fundamental mitigarlos y monitorearlos. La incertidumbre hace parte del día a día de las personas, familias, de las organizaciones, de los proyectos y de la sociedad en general.

En términos generales, el control administrativo consiste en cerciorarse o verificar que todo esté ocurriendo o se esté haciendo conforme al plan desarrollado en las etapas tempranas del proceso de administración; de acuerdo con las instrucciones emitidas y los principios establecidos. El control administrativo es una herramienta clave para determinar si es preciso emprender las acciones necesarias para eliminar los errores o desviaciones que puedan presentarse en el proceso.

También la definición de control administrativo se puede ver de dos formas:

  • La primera es la que deriva de la idea de “supervisión”, donde controlar significaría verificar que las cosas se desarrollan de acuerdo con lo esperado. Mediciones que se utilizan en la evaluación de proyectos:
  • Valor presente neto (VPN) > 0
  • Tasa interna de retorno (TIR) > Peso promedio del costo de capital (siglas en inglés= WACC)
  • La segunda es la que va asociado a la idea de “dominio”, donde controlar es dominar, y tal dominio debe ejercerse antes o al mismo tiempo que la supervisión.

Lo fundamental es que el control administrativo contenga el espíritu de toda acción correctiva que, a partir de la comparación entre el estado real y una meta o estándar predefinido, busca reducir desviaciones o mitigar los riesgos y errores a los cuales pueda verse enfrentado un proyecto determinado.

El control administrativo es de suma importancia ya que incluso el mejor de los planes puede ser desviado y puede no cumplirse según lo deseado: es importante tanto para mantener el control de los planes que se deben cumplir como para vigilar los cambios de ambiente y cómo se desarrollan los trabajadores en el ámbito laboral. El control puede servirnos para: crear y obtener una mejor calidad, enfrentarse a los cambios, agregar valor a los productos o servicios que se producen en una empresa y facilitar el trabajo en equipo.

En términos de personas, equipos y cómo se comportan con los cambios, si una organización no invierte en los individuos para que se ajusten a una nueva manera para trabajar no van a obtener los resultados que esperan. Fundamental acompañarse de una metodología de MANEJO DEL CAMBIO.

Esta metodología debe ser estructurada, repetible que asegure la adopción de los cambios de tal manera que genere impacto directo sobre el éxito del proyecto.  Además, la gente es fundamental para que se cumplan los objetivos, rentabilidad y tiempos propuestos de los proyectos.

Está medido que los proyectos en los cuales se hace una buena gestión de cambios tienen 6 veces más probabilidad de cumplir los objetivos y rentabilidad proyectada.  El espíritu de la metodología es que la organización adopte hábitos para gestionar el cambio como parte de su ADN y esto le da una ventaja competitiva, hoy en día CAMBIAS O MUERES como organización. (www.tasa.com.co)

El control administrativo tiene una implicación sistemática:

  • Establecimiento de estándares e indicadores: Se encarga de que los resultados coincidan con lo planeado, teniendo en cuenta los riesgos y la incertidumbre.
  • Medición y detección de desviaciones: Mide la ejecución y los resultados mediante unidades de medida, con el fin de detectar desviaciones.
  • Medición de resultados: Para este proceso se necesita tener indicadores, los cuales permiten medir las actividades.
  • Comparación de los resultados con los estándares: Compara los resultados de la medición con los estándares.
  • Evaluación de resultados y toma de acciones: En este proceso el control administrativo se encarga de evaluar todas las actividades de las organizaciones y comparar dichos resultados con los estándares definidos, para así lograr los objetivos propuestos.
  • Retroalimentación y reinicio del proceso de control: Se encarga de revisar las actividades realizadas para evaluar los resultados e implementar la toma de decisiones.

Existen tres tipos de controles administrativos:

  • preventivos,
  • concurrentes,
  • alimentación.

Cada uno de ellos es relevante en una fase diferente del ciclo de las actividades de entrada, operación y salida de la organización. Y todos cumplen un papel muy importante en la búsqueda de productividad y de desempeño elevado.

https://es.wikipedia.org/wiki/Control_(procedimiento_administrativo)

Una obra de infraestructura tiene atraso o mayores costos por diferentes motivos, por lo cual el control administrativo debe ser parte del ADN de los hombres de negocio que están al frente de los proyectos. Los motivos de retraso pueden ser: ampliación del alcance; temas fortuitos, como: ola invernal, paros sindicales, fallas en personal capacitado, temas logísticos de traslado de equipos, agotamientos de suministros de productos; temas climáticos; sísmicos; e imprevisiones por imposibilidad de prever hasta tanto se empieza la obra y se empieza a cavar el suelo si es una carretera o un túnel u otra obra de infraestructura.  Los entes de control y los medios siempre lo asocian con corrupción o negligencia culposa.

Según Jaime Millán, en el libro Caso Reficar (www.laverdadcasoreficar.com.co): “Los seres humanos detestan la incertidumbre, quieren certezas y cuando no las tienen las fabrican……………Este fenómeno es común cuando un proyecto de infraestructura complejo experimenta un atraso y /o costos adicionales a los estimados inicialmente. Para un ente de control, y para los medios que les hacen eco, su primer impulso es atribuir el hecho a la corrupción y/o a negligencias culposas. Éste se deriva a que esos entes entienden que su principal tarea es encontrar culpables para castigarlos. Rara vez se enfocan en los esfuerzos que se hacen para controlar los impactos negativos de un resultado no previsto. La opinión pública, bombardeada por los medios diariamente con nuevos actos corruptos, hace coro indignada. No es posible descartar la existencia de malos manejos, pero certezas fabricadas con base en los “anclajes” individuales impiden apreciar la incertidumbre inherente en la estimación del plazo o el costo de un megaproyecto de alta complejidad”.

La gran bondad del control administrativo es:

“CONTROLAR LOS IMPACTOS NEGATIVOS DE UN RESULTADO NO PREVISTO”

https://laverdadcasoreficar.com.co/la-dificultad-de-entender-la-incertidumbre/

Albert O. Hirschman, famoso economista del Desarrollo, en su libro Development Projects Observed, publicado originalmente en 1967, recoge sus experiencias de visitar durante un año 22 proyectos financiados por el Banco Mundial. Hirschman encontró que, en casi todos ellos, los evaluadores subestimaron substancialmente los costos. Además, también en algunos casos subestimaron los beneficios y la capacidad de los desarrolladores para ajustarse a las incertidumbres y encontrar soluciones, lo que llamó la “mano escondida”.

Hirschman llama la atención sobre la incertidumbre inherente en los proyectos y se centra en la capacidad de responder a la misma, incluyendo oportunidades no previstas. Lo que a Hirschman realmente le interesaba era el proceso de desarrollo y el aprendizaje que se podría lograr con la ejecución del proyecto.

El control administrativo es un instrumento fundamental para el monitoreo de un proyecto, puesto que “la incertidumbre es inherente en la estimación del costo o el plazo de un proyecto”.

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